Book Tools

Jurnal Sistem Informasi Akuntansi Menejemen

A. LATAR BELAKANG
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahaan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. kegiatan penjualan kredit memungkinkan perusahaan menambah volume penjualan dengan memberi kesempatan kepada para pembeli membelanjakan senghasilan yang akan diterima mereka pada masa yang akan datang. Penjualan kredit dapat dilakukan melalui dua sistem yaitu: penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan sistem penjualan kredit biasa.

B. RUMUSAN MASALAH
Masalah yang di bahas dalam jurnal ini adalah :
1.Apa keuntungan dalam system penjualan kredit.?
2.apa kerugian dari penjualan kedit.?

C. KEGUNAAAN/MANFAAT
Kartu kredit di terbitkan oleh perusahaan tertentu yang bertujuan mempermuda pelanggan melukan tranaksi pembelajaan dan peusaan akan menagih tagihan belanjaan kepada pelanggan sesuai perjanjian kedua belah pihak.

E. LANDASAN TEORI

I. Fungsi Sistem Penjulan Kredit Dengan Kartu Kredit Perusahaan Adalah:

a. Fungsi Kredit
fungsi ini bertanggung jawab atas pemeberian kartu kepada pelanggan yang terpilih. Fungsi kredit melakuakn pengumpulan informasitentang kemepuan keuangan calon anggota dengan meminta fotocopy rekening koran bank, keterangan gaji atau pendapatan calon anggota dari perusahaan tempat ia bekerja.


b. Fungsi Penjualan
fungsi ini bertangung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi penjualan mengisi faktur penjualan kredit untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan.


c. Fungsi Gudang
fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi penjualan.


d. Fungsi Pengiriman
fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai denganyang tercantum dalam tembusanfaktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk memperoleh tanda tangan dari pelanggan diatas faktur penjualan kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan.


e. Fungsi Akuntansi
fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transakasi bertambahnya piutang kepada pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi pengiriman.

f. Fungsi Penagihan
fungsi ini bertangung jawab untuk membuat surat tagihan secara periodik kepada pemegang kartu kredit.


II. Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen


Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjuala dengan kartu kredit adalah:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selam jangka waktu tertentu.
2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transakasi penjualan kredit
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu
4. Nama dan alamat pembeli
5. Kuantitas produk yang dijual
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualn
7. Otorisasi pejabat yang berwenan

III. Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem penjualan kredt dengan kartu kredit perusahaan adalah:

1. Faktur Penjualan Kartu Kredit
dokumen ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit

2. Surat Tagihan
surat tagihan ini merupakan turnaround document yang isinya dibagi menjadi dua bagian: bagian atas merupakan dokumen yangharus disobek dan dikembalikan bersama cek oleh pelanggan ke perusahaan, sedangkan bagian bawah berisi rincian transaksi pembelian yang dilakukan pelanggan dalam periode waktu tertentu.

IV. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Catatan akntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit dengan kartu kredit adalah:
1. Jurnal Penjualan
catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit.

2. Kartu Piutang
catatan akuntansi merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

3. Kartu Gudang
catatan ini sebenarnya bukan termasuk dalam golongan catatan akuntansi. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan digudang beserta mutasinya.

F. METODE PENELITIAN

Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan dengan kartu kredit adalah:
1. Prosedur Penjualan
dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan kartu kredit dan mengirimkannya kepada berbagi fungsi yang lain untu memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusinya dalam melayani order dari pembeli.


2. Prosedur Pengiriman
dalam prosedur ini fungsi gudang menyiapkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan kartu kredit yang diteriam dari fungsi gudang. Pada saat penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan barang pemegang kartu kredit diatas faktur penjualan kartu kredit.


3. Prosedur Pencatatan Piutang
dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kartu kredit kedalam kartu piutang.


4. Prosedur Penagihan
dalam prosedur ini fungsi penagihan menerima faktur penjualan kartu kredit dan mengarsipkannya menurut abjad. Secara periodik fungsi penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur penjualan kredit.

5. Prosedur Pencatatn Penjualan
dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tansaksi penjualan kartu kredit kedalam jurnal penjualan.

G. METODE PENGUMPULLAN DATA

Sistem Penjualan Kredit
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah:
- Fungsi penjualan, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gdang mana barang yang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk mematuhi order dari pelanggan.

- Fungsi kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.

- Fungsi guadang, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

- Fungsi pengiriman, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada berang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.

- Fungsi penagihan, dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggug jawab untuk membuat dan mengirimakan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualn oleh fungsi akuntansi.

- Fungsi akuntansi, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.

Informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit sama dengan informasi yang diperlukan manajemen pada penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan. Sedangkan dokumen yang digunakan pada penjualan kedit adalah surat order pemebelian yaitu:
1. surat order pengiriamn dan tembusannya
2. faktur dan tembusannya
3. rekapitulasi harga pokok penjualan
4. bukti memorial
contoh-contoh dokumen tersebut seperti surat order pengiriman, tembusan kredit (credit copy), surat pengakuan (acknowledgement copy), surat muat (bill of loading), slip pembungkusan (packing slip), tembusan gudang (warehouse copy), arsip pengendalian pengiriman (sales rder follow-up copy), arsip index silang(cross-index file copy), faktur penjualn (customer copies), tembusan piutang (account receivable copy), tembusan jurnal penjualan (sales journal copy), tembusan analisis (analysis copy), tembusan wiraniaga (salesperson copy).

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit ini memiliki kesamaan antara penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan, hanya saja pada penjualan kredit ini catatan yang digunakan ditambahkan dengan:
1. kartu persediaan, dimana catatan ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
2. jurnal umum, catatan akunansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

Jaringan prosedur. Sedangkan pada jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit ini, sama dengan sistem penjualan kredit dengan menggunakan kartu kredit perusahaan, hanya saja jaringan prosedur penjualan kredit ini juga mengalami penambahan prosedur yaitu:
1. Prosedur distribusi penjualan, dalma prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
2. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan, dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.


H. ANALISIS


Unsur Pengendalian Intern:
- Organisasi
1. Fungsi Penjualan Harus Terpisah Dari Fungsi Kredit
Dalam transaksi penjualan, fungsi penjuala mempunyai kecendrungan untuk menjual barang sebanyak-banyaknya, yang sering kali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari transaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap status krdit pembeli sebelum transaksi penjualan kredit dilaksanakan. Fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada

seorang pembeli berdasarkan analisis terhadap riwayat pelunasan piutangyang dilakukan oleh pembeli piutang tersebut dimasa yang lalu. Dengan dipisahkannyafungsi penjualan dengan fungsi kredit, resiko tidak tertagihnya piutang dapat dikurangi.

2. Fungsi Akuntansi Harus Terpisah Dari Fungsi Penjualan Dan Fungsi Kredit
Dengan dipisahkannya tiga fungsi pokok tersebut, catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin keamnannya(piutang dapat ditagih)


3. Fungsi Akuntansi Harus Terisah Dari Fungsi Kas
Pemisahan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya manipulasi catatan piutang yang dikenal dengan julukan lapping. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas dari piutang yang berada ditangan sau karyawan. Karyawan tersebut mempunyai kesempatan melakukan kecurangan yang disebut lapping dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas dari seorang debitur, menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk epentingan pribadinya, dan menutupi kecurangannya dengan cara mencatat kedalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan kas dari debitur lainnya.

4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
Dengan menggunakan unsur pengendalian intern tersebut, setipa pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan lain.

- Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan
setiap transaksi terjasi dengan otorisasi dari karyawan yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya.:

5. Penerimaan order pembeli otorisasi oleh fungsi penjualan dan menggunakan formulir surat order pengiriman.
Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan dalam bentuk tanda tangn otorisasi dari fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman. Dengan demikian fungsi penjualan ini bertanggung jawab atas perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi pengiriman dalam pemenuhan order yang diterimanya dari pembeli.

6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman)
untuk mengurangi resiko tidak tertagihnya piutang, tansaksi penjualan kredit harus mendapatkan otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang dikembalikan kepada pembeli.


7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
Dokumen yang dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebagai bukti telah dilalksanakan pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yag diterbitkan oleh fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera melaksanakan pengiriman faktur penjualan sebagi dokumen penagihan piutang.


8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengengkutan barang dan potongan penjualan berada ditangn direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
Dengan demikian pengisian informasi kedalam surat order pengiriman dan faktur penjualan harus didasarkan pada informasi harga jual, syarat penjualan, potongan penjualan yang ditetapkan oleh direktur pemasaran.


9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tada tangan pada faktur penjualan.Dengan dibubuhkannya tanda tangan otorisasi oleh fungsi penagiahan pada faktur penjualan berarti bahwa:
1. Fungsi penagihan telah memeriksa kelengkapan bukti pendukung copy surat order pengiriman yang ditandatangani oleh fungsi pengiriman dan copy surat muat yang ditandatangani oleh perusahaan angkutan umum).


2. Fungsi penagihan telah mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga satuan yang tercantum dalam suat keputusan direktur pemasaran.

3. Fungsi penagihan telah mendasarkan pencatuman informasi kuantitas barang yang dikirim dalam faktur penjualan berdasarkan kuantitas barang yang tercantum dalam copy surat pengiriman barang dan surat muat of lading .

10. Pancatatan ke dalam katu piutang dan kedalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnalo umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara meberikan kredit dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit)
catatn akuntansi di isi informasi yang bersal dari dokumen sumber yang sahih (valid). Kesahihan dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pandukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pejabat berwenang.

11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukkung dengan surat order pengiriman dan surat muat.
Dengan cara ini tanggung jawab atas pengubahan catatan akuntansi dapat dibebankan kepada karyawan tertentu, sehingga tidak ada satupun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntasni yang tidak dipertanggung jawabkan.
12. Surat Order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
Unuk mencipatakan praktik yang sehat formulir penting yang digunakan dan pengguanaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan.

13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.

14. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
Praktik yang sehat dapat diciptakan dengan adanya pengecekan secara periodik ketelitian catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan dengan catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh pihak luar yang bebas. Dengan cara ini data yang dicatat dalam kartu piutang dicek ketelitiannya oleh debitur yang bersangkutan, sehingga pengiriman secaera periodik pernyataan piutang ini akan menjamin ketelitian data akuntansi yang dicatat oleh perusahaan.

15. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
Rekonsiliasi merupakan cara pencocokan dua data yang dicatat dalam catatan akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber yang sama. Dalam pencatatan piutang, dokume sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang adalah faktur penjualan.